ธุรกิจเล็กพังบ่อยไม่ใช่เพราะไม่มีงานครับ แต่เพราะ “งานด่วน” กินทั้งวัน จนงานสำคัญที่ทำให้ธุรกิจโตไม่ได้เดินเลย แชตเด้ง โทรเข้า ลูกค้าขอแก้เร่ง เดดไลน์เลื่อนเข้ามา แล้วเจ้าของกับทีมกลายเป็นนักดับไฟตลอดเวลา พอเป็นแบบนี้นาน ๆ ระบบไม่เคยถูกสร้าง งานสำคัญไม่เคยเสร็จ และธุรกิจเหนื่อยมากขึ้นเรื่อย ๆ วิธีจัดการงานด่วนไม่ใช่การปฏิเสธทุกอย่าง แต่คือการทำให้มัน “มีที่ทาง” และไม่มาขโมยโฟกัสของงานสำคัญครับ
แยก “ด่วนจริง” กับ “ด่วนเพราะไม่มีระบบ” ให้ชัดก่อน งานด่วนจำนวนมากไม่ใช่ด่วนจริงครับ มันด่วนเพราะบรีฟไม่ชัด ไม่มีจุดอนุมัติ หรือไม่มีรอบอัปเดต เลยต้องตามกันตลอด ให้ตั้งเกณฑ์ง่าย ๆ ว่าอะไรคือด่วนจริง เช่น กระทบรายได้ทันที กระทบลูกค้ารายใหญ่ กระทบความเสียหายสูง ส่วนงานที่ด่วนเพราะจัดการไม่ดี ให้แก้ที่ระบบ ไม่ใช่แก้ด้วยการกระโดดทำทุกครั้งครับ
ตั้ง “ช่วงเวลารับงานด่วน” เพื่อกันไม่ให้ทั้งวันกลายเป็นโหมดดับไฟ
ถ้าคุณตอบงานด่วนทันทีทุกครั้ง วันจะหายครับ วิธีง่ายคือกำหนดช่วงรับงานด่วน เช่น วันละ 2 รอบ เช้าและบ่าย หรือช่วงเวลา 30–60 นาทีสำหรับเคสเร่ง แล้วนอกนั้นกลับไปทำงานสำคัญ เมื่อทีมรู้จังหวะ ทุกคนจะไม่แตกโฟกัสตลอดวัน และลูกค้าก็ยังได้รับการดูแลแบบเป็นระบบ ไม่ใช่แบบอารมณ์ครับ
วางกติกางานด่วนให้แฟร์ เช่น ค่าเร่งด่วนและเงื่อนไขข้อมูลต้องครบ งานด่วนทำให้เสียกำไรถ้าไม่มีกติกาครับ ให้กำหนดเงื่อนไขชัด เช่น งานด่วนต้องส่งข้อมูลครบภายในกี่โมง ต้องยืนยันบรีฟก่อนเริ่ม และมีค่าเร่งด่วนตามระดับเวลา เมื่อมีกติกา ลูกค้าจะเคารพมากขึ้น เพราะเขารู้ว่าเร่งได้ แต่ต้องแลกด้วยอะไร และทีมก็ไม่ถูกบังคับให้เร่งฟรีจนคุณภาพหลุดครับ
การจัดการงานด่วนไม่ให้กินงานสำคัญ คือแยกด่วนจริงกับด่วนเพราะไม่มีระบบ ตั้งช่วงเวลารับงานด่วนให้ชัด และวางกติกางานด่วนให้แฟร์ด้วยเงื่อนไขข้อมูลครบและค่าเร่งด่วนครับ เมื่อคุณทำให้งานด่วนมีที่ทาง งานสำคัญจะได้เดินทุกวัน ธุรกิจจะไม่ติดโหมดดับไฟ และจะเริ่มโตจากระบบ ไม่ใช่โตจากความเหนื่อยของเจ้าของครับ
