เคยรู้สึกว่าการจัดการบัญชีของธุรกิจเป็นเรื่องยุ่งยากและเสียเวลาไหมคะ? AccCloud โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ใช้งานง่าย จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านั้นให้คุณ ด้วยฟังก์ชันที่ครอบคลุมและใช้งานง่าย ทำให้คุณสามารถจัดการบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ

เพื่อให้ทุกคนเข้าใจมากขึ้น ฉันจะพูดถึงวิธีการใช้งานโปรแกรมบัญชี AccCloud เบื้องต้นก่อนนะคะ

การเข้าใช้งานโปรแกรมบัญชี AccCloud เริ่มต้นง่ายๆ ด้วยการเข้าไปที่เว็บไซต์ AccCloud แล้วคลิกที่ปุ่ม “ทดลองใช้งาน” บนหน้าแรก เมื่อกดแล้ว คุณจะเห็นหน้าจอสำหรับเข้าสู่ระบบ จากนั้นเลือก “ทดลองใช้งาน” อีกครั้งเพื่อเข้าสู่โปรแกรมบัญชี AccCloud ได้ทันที โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย! หลังจากที่เข้าสู่ระบบแล้ว 

ขั้นตอนแรกที่ต้องทำคือการตั้งค่าข้อมูลพื้นฐานของบริษัท เพื่อให้ระบบทำงานได้ถูกต้อง ให้คุณไปที่ข้อมูลกิจการ เลือกข้อมูลทั่วไปของกิจการแล้วเริ่มกรอกข้อมูลได้เลย เริ่มจากกรอกชื่อบริษัทในช่อง “ชื่อบริษัท” เช่น “ABC Company Ltd.” โดยไม่ต้องกรอกรหัสบริษัท เพราะตัวโปรแกรมจะรันรหัสขึ้นมาเอง จากนั้นใส่ที่อยู่บริษัท เช่น “123 ถนนรัชดาภิเษก แขวงห้วยขวาง กรุงเทพมหานคร” พร้อมหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (Tax ID) เช่น “1234567890123” เพื่อให้ระบบสามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการออกใบกำกับภาษีและรายงานต่างๆ ได้แม่นยำ 

ถัดไปคือการกรอกข้อมูลบัญชีธนาคารที่ใช้ทำธุรกรรม ในกรณีนี้ สมมติว่าเราใช้ธนาคารไทยพาณิชย์ คุณเพียงแค่กรอกชื่อธนาคารว่า “ธนาคารไทยพาณิชย์” พร้อมเลขที่บัญชี เช่น “123-4-56789-0” และระบุประเภทบัญชีเป็น “บัญชีออมทรัพย์” ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณสามารถทำธุรกรรมต่างๆ ผ่านระบบได้สะดวก 

หากบริษัทของคุณมีการทำธุรกรรมกับต่างประเทศ และต้องใช้สกุลเงินอื่นๆ นอกจากบาท คุณสามารถเลือกสกุลเงินได้จากเมนูที่ระบบเตรียมไว้ เช่น “USD” โดยโปรแกรมจะดึงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนจากธนาคารแห่งประเทศไทยมาใช้อัตโนมัติ เพื่อความสะดวกในการคำนวณราคาสินค้าหรือบริการ 

และหากคุณมีการใช้ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ก็สามารถตั้งค่าได้ง่ายๆ เช่น กรอกหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มของบริษัท และระบุอัตราภาษี เช่น 7% ระบบจะคำนวณภาษีให้คุณอัตโนมัติเมื่อออกใบกำกับภาษี 

เพิ่มเติมนะคะ ถ้าทดลองใช้งานผ่านเว็บไซต์ ตัวโปรแกรมจะมีการกรอกข้อมูลพื้นฐานต่างๆ ไว้ให้แล้ว ดังนั้นทุกคนสามารถเริ่มใช้งานได้เลย ไม่ต้องมานั่งกรอกข้อมูลต่างๆ

เมื่อการตั้งค่าข้อมูลพื้นฐานเสร็จเรียบร้อย ขั้นตอนถัดไปคือการกรอกข้อมูลลูกค้าและพนักงานขาย เพื่อให้การบันทึกข้อมูลการขายและการออกใบสั่งขายเป็นไปอย่างมีระเบียบ โดยกรอกข้อมูลลูกค้า เช่น รหัสลูกค้า “AR0100” ชื่อลูกค้า “ลูกค้า A” ที่อยู่ “123/1 หมู่บ้านซิตี้การ์เด้น” และเบอร์ติดต่อ “02-123-4567” ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามการขายและการจัดส่งสินค้าได้สะดวก รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับพนักงานขายในเขตต่างๆ 

เริ่มการใช้งาน ในส่วนนี้ฉันจะกล่าวถึงแค่ในส่วนของระบบบัญชีนะคะ ไม่งั้นจะยาว ในการบันทึกรายการต่างๆ เช่น หากคุณต้องการบันทึกการขายสินค้า เพียงแค่ไปที่เมนูระบบขาย แล้วเลือก “ขายสินค้าสด” อย่างแรกต้องเลือกลูกค้าก่อน เพื่อที่ระบบจะได้รู้ว่าการขายนี้ทำกับใคร จากนั้นกรอกหมายเลขใบสั่งซื้อ “1” และระบุสินค้าตามรายการคำสั่งซื้อ สุดท้ายเลือกรับชำระเป็น “เงินสด” ระบบจะรวมราคาทั้งหมดอัตโนมัติ เสร็จแล้วกด “บันทึก” โปรแกรมจะทำการบันทึกและอัปเดตบัญชีทันที

เมื่อขายสินค้าและต้องการออกใบกำกับภาษี หน้าอินเฟสและการกรอกข้อมูลจะคล้ายกับลงบันทึก “ขายสินค้าสด” หลังบันทึกข้อมูลก็กด “พิมพ์เอกสาร” แล้วดาวน์โหลดเอกสาร ซึ่งจะมีให้เลือกทั้งไฟล์ PDF Excel และ Report

เมื่อถึงเวลาชำระเงิน สามารถไปที่ “ระบบรับชำระ” เลือกลูกค้า และใบวางบิล (การทำจะคล้ายกับการออกใบกำกับภาษี ต่างกันเพียงใก้เพิ่มข้อมูลใบกำกับภาษี ทำได้โดยไปที่เมนู “ระบบรับชำระ” แล้วเลือก “ใบวางบิล” เรียบร้อยแล้วกดบันทึก) จากนั้นกด “บันทึก” โปรแกรมจะอัปเดตสถานะการชำระเงินและหนี้คงค้างของลูกค้าให้ทันที พร้อมให้พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน

เมื่อคุณต้องการดูรายงานทางการเงิน เช่น รายงานงบกำไรขาดทุน ไปที่หน้ารายงาน เลือกประเภทของรายงานที่ต้องการ เช่น “รายงานงบกำไรขาดทุน” และกำหนดช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น “1 – 31 เดือนตุลาคม 2024” จากนั้นกด “พิมพ์เอกสาร” โปรแกรมจะคำนวณข้อมูลและแสดงผลรายงานให้คุณดูทันที 

การใช้งานโปรแกรมบัญชี AccCloud จะช่วยให้การจัดการบัญชีของคุณเป็นเรื่องง่ายและสะดวก ด้วยฟังก์ชันที่หลากหลายและระบบอัตโนมัติที่ช่วยให้การบันทึกข้อมูลต่างๆ ไม่ยุ่งยาก และสามารถเชื่อมโยงข้อมูลอย่างแม่นยำ 

หลังจากได้ลองใช้งานโปรแกรมบัญชี AccCloud มาสักระยะหนึ่ง พบว่าโปรแกรมนี้ตอบโจทย์การใช้งานของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะฟังก์ชันการออกใบกำกับภาษีที่รวดเร็วและสะดวกมาก เพียงแค่กรอกข้อมูลลูกค้าและรายละเอียดสินค้า ระบบก็จะสร้างใบกำกับภาษีให้เราโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ การสร้างรายงานทางการเงินก็ง่ายมาก สามารถเลือกช่วงเวลาที่ต้องการดูรายงานได้ และยังสามารถดาวน์โหลดรายงานออกมาเป็นไฟล์ Excel ได้อีกด้วย

สิ่งที่ชอบ

• ทุกฟังก์ชันถูกจัดเรียงไว้อย่างเป็นระบบ ทำให้ค้นหาและใช้งานได้สะดวก
• ครอบคลุมทุกขั้นตอนของการทำบัญชี ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกรายการ การออกใบกำกับภาษี หรือการตรวจสอบงบการเงิน
• ระบบคำนวณที่แม่นยำ ช่วยลดความผิดพลาดในการทำบัญชี
• สามารถสร้างรายงานทางการเงินได้หลากหลายรูปแบบ ช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• มีทีมงานคอยให้คำแนะนำและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

สิ่งที่อยากให้ปรับปรุง

• อยากให้มีฟังก์ชันในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ เช่น ระบบ POS หรือระบบคลังสินค้า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
• อยากให้มีตัวเลือกในการปรับแต่งรูปแบบของใบกำกับภาษีหรือรายงานให้เป็นไปตามความต้องการของแต่ละธุรกิจมากขึ้น

สำหรับการรีวิวนี้หวังว่ารีวิวนี้จะเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในสำนักงาน หรือใช้เพิ่มระบบส่วนตัวเพื่อความสะดวกต่อการจัดการนะคะ